О заказчике

АО «Протон-Электротекс» является одним из крупнейших системообразующих предприятий Орловской области. Компания входит в тройку ведущих производителей силовых полупроводниковых приборов на территории Российской Федерации. В настоящий момент на предприятии выпускается более 200 000 единиц готовой продукции в год с уникальным набором характеристик, идеально подходящим для разных отраслей экономики. 

О проекте

Проект реализован экспертами ФРОНТСТЕП в рамках расширения функциональных возможностей системы управления АО «Протон-Электротекс».

Основой автоматизированной системы бюджетирования Компании стала разработанная экспертами ФРОНСТЕП модель бюджетов (FS Content) – полностью готовое универсальное решение по бюджетированию. Модель бюджетов может работать как часть общей информационной среды организации, так и полностью автономно. В данном проекте модель была полностью интегрирована с производственной ERP-системой и системой бухгалтерского учёта 1С. Из ERP-системы поступает информация по всем основным параметрам: отгрузка, объем выпуска, НЗП, прямая себестоимость, закупки, запасы, платежи.

Решение

Из системы бухгалтерского учета поступает информация по накладным и прочим расходам: общепроизводственные, общехозяйственные, коммерческие расходы, инвестиции, кредиты. Решение было запущено и начало работать в составе общей информационной эко-системы Протон-Электротекс.

На втором этапе были добавлены дополнительные аналитики для планирования, сбора факта и анализа по бизнес-направлениям.

На третьем этапе проекта была добавлена специальная аналитика для отражения в едином временном горизонте фактических данных за прошедший период и плановых до конца года. Таким образом, формируется четыре версии бюджета: годовой бюджет; ежемесячный; факт и план.

Модель бюджетирования, как совокупный набор инструментов и технологий для сбора, анализа и обработки данных, позволила настроить основные функциональные блоки BI-cистемы:

Планирование. На этом этапе происходит разработка планов и распределение ресурсов. Основным инструментом финансового планирования является бюджет.

Мониторинг и контроль исполнения. Для контроля реализации планов на практике применяются инструменты оперативного анализа план-фактных отклонений (ПФО). Они позволяют сравнить годовые, ежемесячные плановые и фактические значения бюджетов и KPI. Данная информация отражается в аналитических и отчетных формах.

Анализ и регулирование. На этом этапе планы приводятся в соответствие с реальными условиями работы Компании, и цикл между стратегией и ее практической реализацией замыкается. Здесь основную роль играют инструменты бизнес-анализа, которые обеспечивают руководство информацией для принятия решений по реагированию на возникшие отклонения. На основе данной информации строится отчетность для руководителей разного уровня управления для принятия различных управленческих решений.

Прогнозирование. Ежемесячно на основании фактических данных за предыдущий период производится перепланирование прогнозных бюджетов до конца года. Прогнозирование строится на многофакторной основе, и формируется в аналитике Бюджетов: продаж, закупок, запасов, производства (в т.ч. незавершенного), накладных расходов, себестоимости, инвестиций, кредитов, БДР, БДДС и Баланса.

Интеграция. ETL-инструмент содержит интеграционный компонент Import Master для обмена данными с внешними источниками и многомерные кубы для хранения загружаемой или вводимой вручную информации, ее математической обработки (в ETL-механизме и кубах настроены алгоритмы обработки информации), а также для синхронизации справочников.

Для формирования и расчета основных бюджетов построена модель операционных, специальных и вспомогательных бюджетов, расчетные и аналитические таблицы, формы для ввода и хранения информации, проведения финансово-экономического анализа и формирования отчетности. Модель включает все необходимые бюджеты: продажи, закупки, производство и себестоимость, склады, управленческие и коммерческие расходы, инвестиции, кредиты.

 Основой решения является система бюджетирования Компании, включающая основные бюджеты — Бюджет доходов и расходов (БДР), Бюджет движения денежных средств (БДДС), и Прогнозный баланс (ПБ).

Бюджет доходов и расходов (БДР) позволяет:

• анализировать сложившуюся структуру себестоимости и рентабельности продукции,

• оценивать эффективность хозяйственной деятельности по каждой группе продукции и Компании в целом,

• анализировать структуру прибыли и факторов, оказывающих воздействие на ее формирование.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) показывает:

• возможные (предполагаемые исходя из условий договоров или контрактов) поступления денежных средств,

• задержки поступлений за продукцию, отгруженную ранее,

• сбалансированность поступлений и использования денежных средств Компании на предстоящий период.

Прогнозный баланс (ПБ) отражает: 

• прогноз соотношения собственных средств – активов – и источников собственных средств – пассивов Компании;
• наиболее вероятные изменения в оборотном капитале и структуре задолженности компании.

Временные горизонты

Во временном аспекте все бюджеты (а также аналитические и отчетные формы) представлены в следующем разрезе:

годовое бюджетирование — прогнозирование, планирование и разработка сводного бюджета на плановый год с поквартальной и помесячной разбивкой внутри периода, с возможностью проведения анализа план-фактных отклонений.

квартальное бюджетирование — планирование и разработка сводного бюджета на плановый квартал с помесячной разбивкой внутри периода, с возможностью проведения анализа план-фактных отклонений.

оперативное (ежемесячное) бюджетирование — планирование и разработка сводного бюджета на плановый месяц, с возможностью проведения анализа план-фактных отклонений.

 Модель содержит различные аналитические и отчетные формы для руководителей любого уровня, на которые выведена вся необходимая им информация по их бизнес-процессам. Реализованная система KPI позволяет оценить основные параметры: рентабельность, ликвидность, оборачиваемость, производительность и т.п.

Основные факторы успеха управления экономическими и финансовыми процессами, достигнутые в рамках внедрения решения:

1. последовательный (ежемесячный) цикл взаимодействий между и внутри различных уровней управления АО «Протон-Электротекс», включающий оценку деятельности, постановку задач, планирование дальнейшей работы;

2. актуализация поставленных задач и значений KPI на всех уровнях управления;

3. повышение навыков сотрудников в рамках цикла оценки и планирования, т.е. их обучение и активная поддержка в достижении поставленных задач;

4. анализ факторов отклонения фактических значений KPI от запланированных и анализ работы, проведенной сотрудниками и подразделениями для достижения поставленных задач;

5. интеграция оценки результатов деятельности и постановки задач со всеми бизнес-процессами в компании (основные укрупненные — производство, реализация, снабжение, управление) с тем, чтобы этот процесс стал неотъемлемой частью ежедневной работы менеджеров. Предлагаемые показатели системы могут и должны использоваться при составлении планов производственного предприятия. Важно соотносить нефинансовые показатели с финансовыми целями компании.

   Ирина Лисина, финансовый директор АО «Протон-Электротекс»: «Основой эффективного управления бизнесом является точность построения планов и их выполнение на всех временных горизонтах. Для достижения фактических результатов, намеченных в планах, необходима взаимосвязь управления на стратегическом и тактическом уровне – такое решение мы создали совместно с коллегами из ФРОНТСТЕП.

Реализованная в BI решении система бюджетов, анализа и отчетности объединяет современные технологии Business Intelligence и инструменты финансового управления.

В результате, на основе единой модели данных формируется интегрированная среда для всех уровней управления АО «Протон-Электротекс»:

для акционеров — инструменты получения отчетов для контроля и оценки эффективности бизнеса;

для топ-менеджеров — возможность осуществления стратегического планирования и создания стратегических и тактических отчетов для преобразования глобальных бизнес-целей в финансовые и не стоимостные показатели;

для руководителей среднего звена — использование средств оперативного планирования и управленческого учета, бизнес-анализа, моделирования и прогнозирования в комплексе.»